« L’administratif ? Ça me prend deux heures par semaine. » Je l’entends à presque chaque premier rendez-vous. Puis on mesure, et on tombe entre six et douze. L’écart n’a rien à voir avec la mauvaise foi : le temps administratif est fragmenté, il se glisse entre deux tâches, et c’est précisément pour cela qu’il ne se voit pas. Voici comment le mesurer en une semaine, et comment le chiffrer.
Pourquoi votre estimation est fausse
Quand vous pensez « administratif », vous pensez à la facturation et à la comptabilité. Mais le temps réel se compose surtout de choses que vous ne comptez pas : le mail auquel vous répondez entre deux chantiers, la pièce que vous cherchez pendant dix minutes, le coup de fil au comptable, la relance d’un client qui ne paie pas, le devis que vous reprenez le soir, le classement que vous repoussez au dimanche.
Chacune de ces tâches est courte. C’est leur nombre qui coûte, et l’interruption qu’elles provoquent : reprendre le fil d’un travail interrompu prend plusieurs minutes à chaque fois, et ces minutes-là n’apparaissent nulle part.
La méthode : une semaine, quatre colonnes
Prenez un carnet, ou une note sur votre téléphone. Pendant sept jours, vous notez chaque fois que vous faites quelque chose qui n’est pas votre métier. Quatre colonnes, rien de plus :
| Date | Tâche | Durée | Quelqu’un d’autre pourrait-il le faire ? |
|---|---|---|---|
| Lundi | Recherche facture fournisseur | 15 min | Oui |
| Lundi | Relance client impayé | 10 min | Oui |
| Mardi | Devis client Martin | 40 min | En partie |
| Mardi | Appel comptable – pièces manquantes | 20 min | Oui |
| Mercredi | Contrat de travail nouveau salarié | 1 h 10 | Oui |
Exemple de remplissage – vos lignes seront différentes.
Trois règles pour que la mesure vaille quelque chose. Notez sur le moment, pas le soir : de mémoire, on sous-estime de moitié. Notez même les deux minutes — c’est justement ce qui manque à votre estimation actuelle. Et notez le week-end et les soirées, parce que c’est souvent là que se trouve la moitié du volume.
La quatrième colonne est la plus importante
Elle sépare ce qui exige votre signature, votre décision ou votre expertise, de ce qui exige seulement que quelqu’un s’en occupe. La première catégorie, personne ne peut vous la prendre. La seconde, c’est celle que vous payez au prix de votre propre heure — la plus chère de l’entreprise.
Le calcul, en trois lignes
Au bout de sept jours, additionnez. Ensuite, trois opérations.
- Votre volume annuel. Total de la semaine × 45 semaines travaillées. Une semaine de 8 heures d’administratif donne 360 heures par an, soit un peu plus de deux mois de travail à temps plein.
- Ce que cette heure vous coûte. Divisez votre revenu annuel par votre nombre d’heures travaillées dans l’année. C’est votre coût horaire réel — le prix que vous payez pour classer des factures.
- Ce que cette heure aurait pu rapporter. Multipliez le volume annuel de la colonne « quelqu’un d’autre pourrait le faire » par votre taux facturable. C’est le chiffre d’affaires que ces heures ne produisent pas.
La troisième ligne est celle qui déclenche les décisions. Un artisan qui facture 55 € de l’heure et qui passe 6 heures par semaine sur de l’administratif délégable regarde 270 heures par an, soit près de 15 000 € de chiffre d’affaires qu’il ne produit pas. Ce sont des chiffres d’exemple : les vôtres seront différents, mais l’ordre de grandeur surprend rarement dans le bon sens.
Ce que le tableau vous apprend, au-delà du total
Trois lectures valent le détour, et elles sont souvent plus utiles que le chiffre global.
- Les tâches qui reviennent plusieurs fois par semaine. Ce sont vos candidates à l’automatisation ou à la procédure écrite, avant même toute délégation.
- Le temps de recherche. Si vous passez plus d’une heure par semaine à chercher des documents, ce n’est pas un problème de charge : c’est un problème de classement, et il se règle une fois pour toutes.
- Les heures hors horaires. Additionnez ce qui tombe le soir et le week-end. C’est le coût que vous ne facturez à personne et que votre entourage paie avec vous.
Et après ?
Trois issues possibles, et elles ne mènent pas toutes à un prestataire.
Vous vous réorganisez seule. Beaucoup de temps administratif se récupère sans déléguer quoi que ce soit : un classement qui tient debout, deux plages fixes dans la semaine au lieu d’une dispersion permanente, des modèles de documents prêts. Si votre tableau montre surtout du temps de recherche, commencez par là.
Vous embauchez. C’est pertinent au-delà d’un certain volume régulier — un mi-temps administratif suppose que la charge le remplisse toute l’année.
Vous externalisez ce qui est délégable. C’est le bon calcul quand la charge est réelle mais irrégulière, ou quand elle ne justifie pas un poste. Vous payez les heures utiles, et vous récupérez les vôtres.
Faites la mesure, même si vous ne me rappelez pas
Je préfère être franche : cet exercice est utile en lui-même, indépendamment de toute prestation. Beaucoup de dirigeants ne savent pas ce que leur administratif leur coûte, et décident donc à l’aveugle — dans les deux sens, en s’épuisant inutilement ou en déléguant ce qu’ils auraient dû simplement réorganiser.
Si vous voulez faire le tableau et le regarder avec quelqu’un, envoyez-le-moi. Je vous dis ce qui est délégable, ce qui relève juste d’une réorganisation, et ce qui doit rester chez vous. Le premier échange ne coûte rien.
