Auteur : Julie FERRY

  • DUE, DUERP, DPAE : trois sigles qu’on confond, trois obligations qui n’ont rien à voir

    DUE, DUERP, DPAE : trois sigles qu’on confond, trois obligations qui n’ont rien à voir

    Trois sigles de quatre lettres, trois obligations qui n’ont rigoureusement rien à voir entre elles, et une confusion que je rencontre chez presque tous les dirigeants que j’accompagne. La DUE concerne votre mutuelle. Le DUERP concerne vos risques professionnels. La DPAE concerne vos embauches. Voici comment les distinguer une fois pour toutes – et ce que chacune vous coûte si elle est oubliée.

    Pourquoi on les mélange

    La confusion n’est pas de la négligence : elle a une raison historique très concrète. « DUE » a désigné deux choses différentes.

    Jusqu’au 1er août 2011, la DUE était la déclaration unique d’embauche. Le décret du 16 juin 2011 l’a fusionnée avec la déclaration préalable à l’embauche : depuis, il n’existe plus qu’une seule formalité, la DPAE. Mais le sigle est resté dans le vocabulaire de beaucoup d’employeurs et de logiciels de paie.

    Aujourd’hui, en droit, « DUE » désigne la décision unilatérale de l’employeur – un acte qui n’a aucun rapport avec l’embauche. D’où les malentendus : quand votre comptable, votre courtier ou votre logiciel vous parle de « la DUE », il ne parle pas forcément de la même chose que vous. La première question à poser, c’est laquelle.

    La DUE : décision unilatérale de l’employeur

    C’est l’acte par lequel vous mettez en place seul un régime de protection sociale complémentaire : mutuelle santé, prévoyance, retraite supplémentaire. L’article L. 911-1 du code de la sécurité sociale prévoit trois voies pour instituer ces garanties – une convention ou un accord collectif, la ratification d’un projet d’accord à la majorité des salariés, ou une décision unilatérale du chef d’entreprise.

    Dans une TPE sans représentants du personnel, c’est presque toujours la troisième voie qui s’applique. Et comme la complémentaire santé collective est obligatoire depuis 2016, la quasi-totalité des petites entreprises a, ou devrait avoir, une DUE dans ses dossiers.

    Le formalisme, et c’est là que ça casse

    Le texte est très court et très précis : la décision doit être « constatée dans un écrit remis par celui-ci à chaque intéressé ». Deux exigences, donc, et les deux comptent.

    • Un écrit. Pas un accord verbal, pas une simple souscription du contrat auprès de l’assureur. Un document qui décrit le régime : qui est couvert, quelles garanties, quelle répartition de la cotisation, à partir de quand.
    • Remis à chaque salarié individuellement. Pas affiché dans le couloir, pas déposé sur un intranet. Remis. Et vous devez pouvoir le prouver – émargement, remise contre décharge, ou envoi recommandé.

    Le vrai risque, il est là

    L’exclusion des contributions patronales de l’assiette des cotisations sociales suppose un régime collectif et obligatoire, régulièrement mis en place. Si la DUE n’existe pas, si elle est incomplète, ou si vous ne pouvez pas prouver sa remise, l’Urssaf peut réintégrer ces contributions dans l’assiette – sur trois ans, avec les majorations. C’est un redressement classique, et il porte sur des montants bien plus lourds que n’importe quelle amende de ce dossier.

    Le piège des salariés déjà présents

    Celui-là surprend systématiquement. Lorsque le régime est mis en place par décision unilatérale et qu’il prévoit une participation financière du salarié, les salariés déjà présents dans l’entreprise au moment de la mise en place peuvent refuser d’y adhérer. Ils doivent le demander par écrit, mais vous ne pouvez pas les y contraindre.

    En revanche, toute personne embauchée après la mise en place du régime y est bien tenue. Vous pouvez donc vous retrouver avec deux catégories de salariés dans la même entreprise, et c’est parfaitement régulier – à condition que les demandes de dispense soient écrites et conservées.

    À cela s’ajoutent les dispenses de droit commun, indépendantes du mode de mise en place : CDD et missions d’intérim de moins de trois mois, temps partiel de quinze heures hebdomadaires ou moins, salarié déjà couvert par un régime collectif obligatoire ailleurs y compris comme ayant droit, bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire, apprentis sous conditions.

    Deux chiffres à retenir pour finir : votre participation doit couvrir au moins 50 % de la cotisation, et les garanties doivent au minimum atteindre le panier de soins réglementaire – ticket modérateur, forfait hospitalier, 125 % du tarif pour les soins dentaires prothétiques, et un forfait optique.

    Le DUERP : document unique d’évaluation des risques professionnels

    Rien à voir avec la mutuelle. Le DUERP recense les dangers présents dans votre entreprise, l’évaluation des risques qui en découlent, et les actions de prévention que vous mettez en place. Il est obligatoire dès le premier salarié, doit être mis à jour à chaque changement significatif, conservé quarante ans dans toutes ses versions, et transmis à votre service de prévention et de santé au travail à chaque mise à jour.

    C’est le plus lourd des trois en charge de travail, et celui que je vois le plus souvent manquant ou périmé. Je lui ai consacré un article entier, avec les sanctions et la méthode.

    La DPAE : déclaration préalable à l’embauche

    C’est l’ancienne DUE. Une déclaration nominative, à effectuer pour chaque personne que vous embauchez, avant qu’elle ne commence à travailler.

    Le délai. Au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche, et au plus tard avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai. Il n’y a pas de rattrapage : une déclaration faite le lendemain de l’arrivée du salarié est une déclaration en retard.

    Où la faire. Sur urssaf.fr ou net-entreprises.fr pour le régime général, sur le portail de la MSA pour le régime agricole. Les dispositifs simplifiés – Tese, Cesu, CEA, Tfe, Tesa – l’intègrent automatiquement. La voie papier par courrier recommandé reste possible, sauf si vous avez adressé plus de cinquante déclarations d’embauche l’année civile précédente : dans ce cas la dématérialisation est obligatoire.

    Ce qu’elle déclenche. Une seule démarche vaut immatriculation de l’employeur et du salarié à la sécurité sociale, affiliation au régime d’assurance chômage, demande de visite d’information et de prévention auprès du service de santé au travail, et affiliation aux caisses de retraite complémentaire. C’est ce qui justifiait son nom d’origine.

    L’erreur qui coûte le plus cher

    Faire travailler quelqu’un « une journée pour voir » avant de déclarer. Sans DPAE, l’absence de déclaration est présumée intentionnelle et relève du travail dissimulé. On ne parle plus d’une contravention mais d’un délit : jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende pour une personne physique, 225 000 € pour une personne morale. Une journée d’essai non déclarée n’existe pas en droit du travail.

    Les trois en un tableau

    SigleCe que c’estCe que vous risquez
    DUE
    Décision unilatérale de l’employeur    		L’écrit qui met en place votre mutuelle ou votre prévoyance, remis à chaque salarié. Art. L. 911-1 du code de la sécurité sociale.Réintégration des contributions patronales dans l’assiette des cotisations, sur trois ans, avec majorations
    DUERP
    Document unique d’évaluation des risques professionnels    		L’inventaire de vos risques et votre plan d’action. Obligatoire dès le premier salarié, conservé quarante ans.Amende pénale jusqu’à 1 500 € pour une personne physique et 7 500 € pour une personne morale, amende administrative de 4 000 € par travailleur concerné
    DPAE
    Déclaration préalable à l’embauche    		La déclaration nominative à faire avant chaque embauche, sur urssaf.fr ou net-entreprises.fr.Régularisation des cotisations, pénalité de 1 305 € par salarié, et jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende en cas de travail dissimulé

    Un mot sur la pénalité de 1 305 € : elle correspond à trois cents fois le taux horaire du minimum garanti, et suit donc sa revalorisation. Le montant indiqué est celui du barème en vigueur – vérifiez-le si vous devez le citer dans un dossier.

    Les trois confusions que je rencontre le plus

    1. « J’ai fait la DUE » alors que le salarié n’est pas déclaré. L’employeur a signé le contrat de mutuelle et croit avoir accompli la formalité d’embauche. Ce sont deux dossiers distincts, dans deux organismes différents, avec deux échéances différentes.
    2. La mutuelle souscrite, mais aucun écrit remis. Le contrat existe chez l’assureur, les cotisations sont prélevées, et personne n’a jamais rédigé ni remis la décision unilatérale. C’est la situation la plus fréquente, et celle qui expose au redressement.
    3. « Le DUERP, c’est le document de la mutuelle. » Entendu plus d’une fois. Le raccourci sur trois lettres coûte parfois des années sans document unique.

    Comment mettre de l’ordre en une heure

    Sortez trois chemises et posez-vous trois questions simples.

    • Mutuelle : ai-je un écrit décrivant le régime, et une preuve de sa remise à chaque salarié ? Ai-je conservé les demandes de dispense écrites ?
    • Risques : ai-je un DUERP daté de moins d’un an, qui décrit mon activité réelle, avec un plan d’action ? L’ai-je transmis à mon service de santé au travail ?
    • Embauches : ai-je l’accusé de réception de chaque DPAE, et une date antérieure à la prise de fonction sur chacune ?

    Si l’une des trois chemises est vide, c’est une lacune qui se répare – la plupart du temps en quelques heures, et bien plus facilement avant un contrôle qu’après. C’est exactement le type de mise à niveau que je traite : on fait l’état des lieux, on produit les documents manquants, et on met en place le classement qui évitera que ça se reproduise. Écrivez-moi si vous voulez qu’on regarde ensemble où vous en êtes.

    Sources

  • Combien vous coûte votre administratif ? Faites le calcul

    Combien vous coûte votre administratif ? Faites le calcul

    « L’administratif ? Ça me prend deux heures par semaine. » Je l’entends à presque chaque premier rendez-vous. Puis on mesure, et on tombe entre six et douze. L’écart n’a rien à voir avec la mauvaise foi : le temps administratif est fragmenté, il se glisse entre deux tâches, et c’est précisément pour cela qu’il ne se voit pas. Voici comment le mesurer en une semaine, et comment le chiffrer.

    Pourquoi votre estimation est fausse

    Quand vous pensez « administratif », vous pensez à la facturation et à la comptabilité. Mais le temps réel se compose surtout de choses que vous ne comptez pas : le mail auquel vous répondez entre deux chantiers, la pièce que vous cherchez pendant dix minutes, le coup de fil au comptable, la relance d’un client qui ne paie pas, le devis que vous reprenez le soir, le classement que vous repoussez au dimanche.

    Chacune de ces tâches est courte. C’est leur nombre qui coûte, et l’interruption qu’elles provoquent : reprendre le fil d’un travail interrompu prend plusieurs minutes à chaque fois, et ces minutes-là n’apparaissent nulle part.

    La méthode : une semaine, quatre colonnes

    Prenez un carnet, ou une note sur votre téléphone. Pendant sept jours, vous notez chaque fois que vous faites quelque chose qui n’est pas votre métier. Quatre colonnes, rien de plus :

    DateTâcheDuréeQuelqu’un d’autre pourrait-il le faire ?
    LundiRecherche facture fournisseur15 minOui
    LundiRelance client impayé10 minOui
    MardiDevis client Martin40 minEn partie
    MardiAppel comptable – pièces manquantes20 minOui
    MercrediContrat de travail nouveau salarié1 h 10Oui

    Exemple de remplissage – vos lignes seront différentes.

    Trois règles pour que la mesure vaille quelque chose. Notez sur le moment, pas le soir : de mémoire, on sous-estime de moitié. Notez même les deux minutes — c’est justement ce qui manque à votre estimation actuelle. Et notez le week-end et les soirées, parce que c’est souvent là que se trouve la moitié du volume.

    La quatrième colonne est la plus importante

    Elle sépare ce qui exige votre signature, votre décision ou votre expertise, de ce qui exige seulement que quelqu’un s’en occupe. La première catégorie, personne ne peut vous la prendre. La seconde, c’est celle que vous payez au prix de votre propre heure — la plus chère de l’entreprise.

    Le calcul, en trois lignes

    Au bout de sept jours, additionnez. Ensuite, trois opérations.

    1. Votre volume annuel. Total de la semaine × 45 semaines travaillées. Une semaine de 8 heures d’administratif donne 360 heures par an, soit un peu plus de deux mois de travail à temps plein.
    2. Ce que cette heure vous coûte. Divisez votre revenu annuel par votre nombre d’heures travaillées dans l’année. C’est votre coût horaire réel — le prix que vous payez pour classer des factures.
    3. Ce que cette heure aurait pu rapporter. Multipliez le volume annuel de la colonne « quelqu’un d’autre pourrait le faire » par votre taux facturable. C’est le chiffre d’affaires que ces heures ne produisent pas.

    La troisième ligne est celle qui déclenche les décisions. Un artisan qui facture 55 € de l’heure et qui passe 6 heures par semaine sur de l’administratif délégable regarde 270 heures par an, soit près de 15 000 € de chiffre d’affaires qu’il ne produit pas. Ce sont des chiffres d’exemple : les vôtres seront différents, mais l’ordre de grandeur surprend rarement dans le bon sens.

    Ce que le tableau vous apprend, au-delà du total

    Trois lectures valent le détour, et elles sont souvent plus utiles que le chiffre global.

    • Les tâches qui reviennent plusieurs fois par semaine. Ce sont vos candidates à l’automatisation ou à la procédure écrite, avant même toute délégation.
    • Le temps de recherche. Si vous passez plus d’une heure par semaine à chercher des documents, ce n’est pas un problème de charge : c’est un problème de classement, et il se règle une fois pour toutes.
    • Les heures hors horaires. Additionnez ce qui tombe le soir et le week-end. C’est le coût que vous ne facturez à personne et que votre entourage paie avec vous.

    Et après ?

    Trois issues possibles, et elles ne mènent pas toutes à un prestataire.

    Vous vous réorganisez seule. Beaucoup de temps administratif se récupère sans déléguer quoi que ce soit : un classement qui tient debout, deux plages fixes dans la semaine au lieu d’une dispersion permanente, des modèles de documents prêts. Si votre tableau montre surtout du temps de recherche, commencez par là.

    Vous embauchez. C’est pertinent au-delà d’un certain volume régulier — un mi-temps administratif suppose que la charge le remplisse toute l’année.

    Vous externalisez ce qui est délégable. C’est le bon calcul quand la charge est réelle mais irrégulière, ou quand elle ne justifie pas un poste. Vous payez les heures utiles, et vous récupérez les vôtres.

    Faites la mesure, même si vous ne me rappelez pas

    Je préfère être franche : cet exercice est utile en lui-même, indépendamment de toute prestation. Beaucoup de dirigeants ne savent pas ce que leur administratif leur coûte, et décident donc à l’aveugle — dans les deux sens, en s’épuisant inutilement ou en déléguant ce qu’ils auraient dû simplement réorganiser.

    Si vous voulez faire le tableau et le regarder avec quelqu’un, envoyez-le-moi. Je vous dis ce qui est délégable, ce qui relève juste d’une réorganisation, et ce qui doit rester chez vous. Le premier échange ne coûte rien.

  • SCI : le calendrier annuel que personne ne tient

    SCI : le calendrier annuel que personne ne tient

    Une SCI ne demande presque rien au quotidien. C’est exactement pour cette raison qu’on oublie ce qu’elle demande une fois par an. Voici le calendrier des obligations administratives d’une SCI – celles qui reviennent chaque année, quel que soit le nombre d’associés et même quand ils sont tous de la même famille.

    Précision utile avant de commencer : cet article parle d’obligations administratives et de calendrier. Il ne traite ni du montage d’une SCI, ni du choix entre impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés – ce sont des questions à poser à votre notaire ou à votre expert-comptable.

    L’obligation qu’on oublie le plus : le rapport de gestion

    L’article 1856 du Code civil est très court et très clair : le gérant doit, au moins une fois par an, rendre compte de sa gestion aux associés. Cette reddition de compte doit comporter un rapport écrit d’ensemble sur l’activité de la société au cours de l’année ou de l’exercice écoulé, comprenant les bénéfices réalisés ou prévisibles et les pertes encourues ou prévues.

    Le point que beaucoup de gérants ignorent

    La Cour de cassation l’a tranché le 23 octobre 2019 (Cass. com., n° 17-31.653) : cette obligation s’impose au gérant sans que les associés aient à la demander, et le caractère familial de la SCI n’y change rien. Un associé qui ne reçoit pas de rapport peut demander la révocation du gérant pour cause légitime.

    En pratique, dans une SCI familiale, cela tient en deux pages : ce qui a été encaissé, ce qui a été payé, l’état des emprunts, les travaux réalisés ou à prévoir, le résultat, et ce qu’on propose d’en faire. Ce rapport se présente en assemblée générale annuelle, et le tout – rapport, convocation, procès-verbal – se conserve dans le registre de la société.

    Les déclarations fiscales

    Elles dépendent du régime de votre SCI. Dans les deux cas, la télétransmission est obligatoire et passe par votre espace professionnel sur impots.gouv.fr.

    SCI à l’impôt sur le revenu. Vous déposez une déclaration de résultats n° 2072-S ou n° 2072-C selon votre situation, via le service « Déclarer le résultat » de votre espace professionnel. L’échéance est fixée au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai, avec le délai supplémentaire de quinze jours accordé aux télédéclarants. Chaque associé reporte ensuite sa part de résultat sur sa déclaration 2044 annexée à sa déclaration de revenus.

    SCI à l’impôt sur les sociétés. Vous déposez une déclaration n° 2065. Pour un exercice clos au 31 décembre, l’échéance est la même – le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. Pour un exercice clos à une autre date, le dépôt intervient dans les trois mois suivant la clôture.

    Les bénéficiaires effectifs

    Votre SCI doit déclarer ses bénéficiaires effectifs – les personnes physiques qui la contrôlent. Cette déclaration se fait désormais via le guichet unique des formalités des entreprises, et les informations sont intégrées au registre national des entreprises. Elle doit être actualisée à chaque changement : cession de parts, changement de gérant, modification de la répartition du capital.

    C’est une formalité rapide quand elle est faite au bon moment, et pénible quand on découvre trois ans après qu’elle n’a jamais été mise à jour.

    Le calendrier, mois par mois

    Voici comment je l’organise pour les SCI dont je tiens la gestion. Les dates de dépôt fiscal sont celles du régime le plus courant ; le reste est du bon sens de calendrier.

    Janvier – février

    Clôture et pièces

    On rassemble les relevés bancaires de l’année, les échéanciers d’emprunt, les taxes foncières, les factures de travaux, les quittances et les baux. C’est 80 % du travail, et c’est le moment où l’absence de classement se paie.

    Mars

    Comptes et rapport de gestion

    On arrête les comptes de l’exercice et on rédige le rapport écrit prévu par l’article 1856 du Code civil.

    Avril

    Assemblée générale annuelle

    Convocation dans les formes prévues par les statuts, tenue de l’assemblée, approbation des comptes, affectation du résultat, procès-verbal signé et classé au registre.

    Début mai

    Déclaration de résultats

    Dépôt de la 2072-S / 2072-C (SCI à l’IR) ou de la 2065 (SCI à l’IS) par télétransmission, au deuxième jour ouvré suivant le 1er mai, délai télédéclarant compris.

    Mai – juin

    Déclarations des associés

    Chaque associé reporte sa part de résultat sur sa 2044, dans le calendrier de sa propre déclaration de revenus.

    Automne

    Taxe foncière et point emprunts

    Paiement de la taxe foncière, vérification des tableaux d’amortissement, et revue des assurances et des baux qui arrivent à échéance.

    En continu

    Événements à déclarer

    Cession de parts, changement de gérant, changement d’adresse, modification des statuts : formalité au guichet unique et mise à jour des bénéficiaires effectifs, dans le mois qui suit.

    Les quatre erreurs que je rencontre le plus

    1. Pas d’assemblée générale, parce que « c’est familial ». C’est le cas tranché par la Cour de cassation en 2019 : le caractère familial ne dispense de rien, et c’est le jour où un associé change d’avis que l’absence de traces devient un problème.
    2. Aucun registre. Statuts, procès-verbaux, rapports, actes de cession : tout cela doit vivre dans un seul endroit identifié. Un classeur suffit.
    3. Les comptes personnels et ceux de la SCI qui se mélangent. Un loyer encaissé sur un compte personnel, des travaux payés de sa poche sans note de frais : c’est ce qui rend une reconstitution comptable très longue, donc très chère.
    4. Les bénéficiaires effectifs jamais actualisés après une cession de parts ou un changement de gérant.

    Pourquoi j’en parle

    Je gère moi-même trois SCI et une holding, en plus de mes deux entreprises. Le calendrier ci-dessus, ce n’est pas de la théorie : c’est celui que je tiens de mon côté du bureau, et c’est celui que je mets en place pour les gérants qui préfèrent ne plus y penser.

    Si vous avez une SCI dont les papiers ont pris du retard – assemblées non tenues, registre inexistant, pièces éparpillées – la remise à niveau est presque toujours moins lourde qu’on ne le craint. Écrivez-moi, on fait le point.

    Sources

  • Réforme des cotisations : ce qui a changé sur votre échéancier

    Réforme des cotisations : ce qui a changé sur votre échéancier

    Si vous avez regardé votre échéancier Urssaf cette année avec le sentiment que quelque chose avait bougé, vous avez raison. Le mode de calcul de vos cotisations a été refondu, et les effets apparaissent sur votre régularisation et vos échéances de 2026. Ce n’est pas une hausse déguisée : c’est un déplacement, et il vous est plutôt favorable.

    Une seule assiette au lieu de deux

    Jusqu’ici, vos cotisations se calculaient sur deux bases différentes selon la nature du prélèvement. C’était une source d’erreurs et surtout d’incompréhension : personne ne pouvait vérifier son propre échéancier sans y passer une soirée.

    Désormais, un seul calcul. L’assiette unique correspond à votre revenu professionnel — votre chiffre d’affaires diminué de vos charges professionnelles — auquel s’applique un abattement forfaitaire de 26 %. Toutes vos cotisations partent ensuite de ce même montant.

    La CSG baisse, la retraite monte

    C’est le cœur de la réforme, et c’est ce qui change quelque chose pour vous.

    Les taux de CSG et de CRDS n’ont pas bougé : 9,2 % et 0,5 %. Mais comme l’assiette sur laquelle ils s’appliquent est plus étroite qu’avant, le montant prélevé diminue.

    Dans le même temps, les cotisations retraite augmentent. La retraite complémentaire s’établit à 8,1 % sous le plafond annuel de la Sécurité sociale et 9,1 % entre une et quatre fois ce plafond, contre 7 % et 8 % auparavant. La retraite de base augmente également, à la fois sous le plafond et sur la totalité du revenu.

    Je ne donne pas ici les taux de retraite de base à la décimale près, et c’est volontaire : ils sont revalorisés et les sources secondaires ne s’accordent pas toujours. Les taux qui font foi sont ceux de votre échéancier et de votre notice Urssaf. Ce qui ne change pas, c’est le sens du mouvement.

    Le point qui compte

    La CSG ne vous ouvre aucun droit : c’est un impôt affecté au financement de la protection sociale. La cotisation retraite, elle, vous constitue une pension. À prélèvement comparable, vous achetez donc désormais des droits là où vous n’en achetiez pas. C’était l’objectif affiché : réduire l’écart entre salariés et indépendants, dont les cotisations créaient historiquement moins de droits.

    Deux réserves, parce que ce n’est pas neutre pour tout le monde

    D’abord, l’effet dépend de votre niveau de revenu. La cotisation maladie-maternité et les allocations familiales suivent désormais des barèmes progressifs : nulles en dessous d’un certain revenu, elles augmentent par tranches au-delà. Selon où vous vous situez, votre total peut baisser, rester stable, ou monter légèrement. C’est pour cette raison qu’aucun article ne peut vous dire à votre place ce que la réforme vous fait : il faut ouvrir votre échéancier.

    Ensuite, un gain de droits à la retraite ne se voit pas sur votre trésorerie du mois. Si votre échéancier a augmenté, la contrepartie est réelle mais lointaine. C’est une information à intégrer dans votre prévisionnel, pas un motif de contestation.

    Ce que vous devriez vérifier sur votre échéancier

    1. Comparez la ligne CSG-CRDS avec celle de l’année précédente. Elle devrait avoir diminué à revenu comparable.
    2. Regardez les deux lignes de retraite, base et complémentaire. Elles devraient avoir augmenté. Si l’une des deux manque, il y a un problème d’affiliation à signaler.
    3. Contrôlez le montant de votre régularisation. C’est là que l’écart entre l’ancien et le nouveau calcul apparaît en une fois, et c’est la ligne qui surprend.
    4. Si vous êtes installée depuis moins de deux ans, vérifiez que les cotisations minimales ont bien été appliquées plutôt qu’un calcul sur un revenu estimé trop haut.

    Une remarque de fond

    Cette réforme est technique, mal expliquée, et elle a été présentée à beaucoup d’indépendants comme une hausse. Ce n’est pas exact. Mais il faut ouvrir son échéancier pour le constater, et c’est précisément ce que personne n’a le temps de faire.

    Si vous voulez y voir clair sur votre situation — ce que vous payez, à quoi ça sert, et ce que ça vous constitue — parlons-en. Une heure suffit généralement à lire un échéancier et à repérer ce qui ne va pas.

    Sources

  • Le DUERP : ce que vous devez vraiment avoir dans le tiroir

    Le DUERP : ce que vous devez vraiment avoir dans le tiroir

    Dès que vous employez une seule personne, vous devez tenir un document unique d’évaluation des risques professionnels. Pas une fois, pas au moment d’un contrôle : en permanence, et pendant quarante ans. C’est l’obligation la plus souvent oubliée par les petites structures, et l’une des rares qui se sanctionne par une amende sans qu’il soit besoin qu’un accident se soit produit.

    À partir de quand, exactement

    À partir du premier salarié. Il n’y a pas de seuil, pas de délai de tolérance, pas de dispense pour les contrats courts ou le temps partiel. Un apprenti suffit à déclencher l’obligation. Une personne embauchée en CDD de trois mois aussi. Si vous n’avez aucun salarié, l’obligation ne vous concerne pas — mais elle s’ouvre le jour de la première embauche, pas au bout d’un an.

    Attention à ne pas confondre deux choses : l’obligation existe dès le premier salarié, quel que soit son contrat, tandis que le seuil de onze salariés dont il sera question plus bas se calcule selon les règles d’effectif du code du travail — et ces règles, elles, excluent les apprentis et les contrats aidés (art. L. 1111-3). Un apprenti vous oblige donc à avoir un DUERP, mais ne vous rapproche pas du seuil des onze.

    Ce que le document doit contenir

    Trois éléments, et c’est là que la plupart des documents que je vois sont incomplets. Beaucoup s’arrêtent au premier.

    • L’inventaire des dangers présents dans votre entreprise, poste par poste et par unité de travail.
    • Les résultats de l’évaluation de ces risques : pour chacun, ce qu’il peut provoquer et à quelle probabilité.
    • La liste des actions de prévention et de protection que vous mettez en place — c’est la partie qui manque presque toujours, et c’est celle qui intéresse l’inspection du travail.

    Aucun modèle n’est imposé. Vous pouvez le tenir sur papier ou sur support numérique, dans un tableur ou dans un logiciel dédié. Ce qui compte, c’est qu’il soit à jour, cohérent avec votre activité réelle, et accessible.

    Deux précisions selon votre situation. Au-delà de cinquante salariés, la simple liste d’actions ne suffit plus : elle devient un programme annuel de prévention, qui doit détailler pour chaque mesure ses conditions d’exécution, ses indicateurs de résultat, son coût estimé, les ressources mobilisables et un calendrier. Et si vous exposez des salariés à des facteurs de risques professionnels au sens du code du travail, le document doit également consigner les données collectives d’exposition et la proportion de salariés concernés au-delà des seuils réglementaires.

    Le piège le plus fréquent

    Le DUERP téléchargé sur internet, rempli une fois, et rangé. Un document qui décrit une activité qui n’est pas la vôtre, sans plan d’action et sans mise à jour, ne vous protège de rien : il démontre au contraire que vous connaissiez l’obligation et que vous l’avez traitée comme une formalité.

    À quelle fréquence le mettre à jour

    La règle dépend de votre effectif, et c’est le seul endroit où le seuil de onze salariés joue un rôle.

    Moins de onze salariés : vous devez mettre le document à jour lors de tout aménagement important qui modifie les conditions de travail, et lorsqu’une information nouvelle apparaît sur l’évaluation d’un risque. Un nouveau poste, une nouvelle machine, un déménagement, un changement de produit : à chaque fois, on reprend le document.

    Onze salariés et plus : les mêmes obligations, plus une mise à jour au moins une fois par an.

    Une précision qu’on lit souvent de travers : dès lors qu’il existe un comité social et économique, celui-ci doit être consulté sur le document unique et sur chacune de ses mises à jour (art. L. 4121-3). Ce n’est pas une formalité réservée à la révision annuelle : toute mise à jour, même déclenchée par l’achat d’une machine, passe devant le CSE.

    La conservation : quarante ans, toutes les versions

    C’est le point qui surprend le plus. Le DUERP doit être conservé quarante ans, et pas seulement dans sa version courante : toutes les versions successives doivent être gardées. La logique est celle des maladies professionnelles à révélation tardive — un salarié peut vouloir démontrer, vingt ans plus tard, à quels risques il était exposé à l’époque.

    Autrement dit : ne remplacez jamais un DUERP par sa nouvelle version. Archivez l’ancienne, datée, et gardez la trace de ce qui a changé. Un dossier daté par année suffit.

    Ce qui devrait vous soulager

    Les quarante ans courent à compter de l’élaboration de chaque version, et cette obligation de conservation ne vaut que pour les versions établies depuis le 31 mars 2022, date d’entrée en vigueur du dispositif. Personne ne vous demandera de retrouver votre document unique de 2014.

    Qui peut vous le demander

    La liste est plus large que ce que la plupart des dirigeants imaginent :

    • vos salariés — et vos anciens salariés, pour les périodes pendant lesquelles ils ont travaillé chez vous
    • le comité social et économique, s’il existe
    • le service de prévention et de santé au travail
    • les inspecteurs du travail
    • les organismes de santé et de sécurité au travail, dont les agents des services de prévention des caisses de sécurité sociale

    Le document doit donc être trouvable rapidement, et vous devez informer vos salariés de l’endroit où il est consultable.

    Ce que vous risquez

    Trois sanctions distinctes, qui peuvent se cumuler entre elles et avec les conséquences d’un accident.

    ManquementSanction
    Absence de DUERP ou défaut de mise à jour — contravention de 5e classe (art. R. 4741-1)1 500 € pour une personne physique, 3 000 € en récidive — 7 500 € pour une personne morale, 15 000 € en récidive
    Amende administrative prononcée par la Dreets, à la place des poursuites pénales (art. L. 8115-1 et L. 8115-3)4 000 € par travailleur concerné — plafond doublé en cas de nouveau manquement dans les deux ans, majoré de moitié en cas de nouveau manquement dans l’année suivant un avertissement
    Refus de mettre le DUERP à la disposition du comité social et économique — entrave à son fonctionnement (art. L. 2317-1)7 500 € d’amende. Cette sanction suppose l’existence d’un CSE, donc un effectif d’au moins onze salariés

    La ligne qu’il faut lire deux fois

    L’amende administrative se compte par travailleur concerné. Pour une entreprise de cinq salariés sans document unique, le plafond n’est pas de 4 000 € mais de 20 000 €. C’est, de très loin, le risque financier le plus élevé de tout ce qui est décrit ici — et c’est celui dont on parle le moins.

    Une précision sur le délit d’entrave, parce qu’on lit souvent qu’il expose à un an de prison : l’emprisonnement prévu par l’article L. 2317-1 ne concerne que l’entrave à la constitution du comité ou à la libre désignation de ses membres. Refuser de communiquer le document unique relève de l’entrave au fonctionnement, punie de 7 500 € d’amende sans peine de prison.

    Il faut ajouter à cela l’effet indirect, souvent plus lourd : en cas d’accident du travail, l’absence de DUERP ou son caractère manifestement bâclé pèse dans l’appréciation de la faute inexcusable de l’employeur.

    À qui vous devez le transmettre

    Le document unique n’est pas un dossier que vous gardez dans votre bureau en attendant qu’on vous le demande. Une obligation s’y ajoute, et elle est très souvent ignorée : vous devez transmettre le DUERP à votre service de prévention et de santé au travail à chaque mise à jour (art. L. 4121-3-1). Pas seulement une fois à la création — à chaque version.

    En pratique, beaucoup de services de santé au travail interentreprises ouvrent à leurs adhérents un espace en ligne destiné à cette transmission. Si le vôtre vous en a donné un, c’est par là que passe l’obligation, et c’est probablement la « plateforme DUERP » dont on vous a parlé.

    Ne le confondez pas avec le portail numérique national, qui est une tout autre chose. La loi du 2 août 2021 prévoyait le dépôt dématérialisé de tous les documents uniques sur un portail unique, géré par les organisations patronales : depuis juillet 2023 pour les entreprises d’au moins cent cinquante salariés, et au plus tard juillet 2024 pour les autres. Ce portail n’a jamais vu le jour. L’Igas a rendu en mai 2023 un avis défavorable et recommandé l’abrogation du dispositif, le ministère du Travail a reconnu fin 2023 des difficultés techniques, et aucun décret n’est venu fixer les dates pour les entreprises de moins de cent cinquante salariés.

    Ne mélangez pas les deux

    La transmission à votre service de santé au travail est due, à chaque mise à jour, et passe souvent par l’espace en ligne de votre SPST. Le dépôt sur le portail national, lui, n’est possible pour personne aujourd’hui : si on vous vend un abonnement pour « être en conformité avec l’obligation de dépôt sur le portail national », c’est une obligation inapplicable. Ce qui ne veut pas dire qu’un outil de rédaction et d’archivage soit inutile — sur quarante ans de versions à conserver, c’est même plutôt raisonnable.

    Comment s’y prendre concrètement

    1. Listez vos unités de travail. Dans une petite structure, cela tient souvent en deux ou trois lignes : atelier, bureau, déplacements chez le client.
    2. Pour chaque unité, listez les dangers réels, pas théoriques. Manutention, chutes de hauteur, produits chimiques, travail sur écran, conduite, risques psychosociaux, travail isolé. Parlez-en avec les personnes concernées — elles savent où ça coince.
    3. Pour chaque danger, notez ce qui est déjà en place et ce qui manque. C’est votre plan d’action : deux colonnes, une échéance, un responsable.
    4. Datez, signez, archivez la version. Indiquez à vos salariés où le document est consultable, par écrit — un affichage ou un mail suffit à en garder la preuve.
    5. Mettez un rappel dans votre agenda : tout changement d’organisation déclenche une révision, et une révision annuelle est de toute façon une bonne pratique, même en dessous de onze salariés.

    Si vous n’avez pas de DUERP aujourd’hui

    Le pire réflexe est d’attendre d’avoir le temps de bien faire. Un document simple, honnête et daté d’aujourd’hui vaut infiniment mieux qu’un document parfait qui n’existe pas. Vous pourrez l’enrichir à chaque révision — c’est même exactement ce que la réglementation attend de vous.

    C’est une des missions que je traite le plus souvent : construire le document avec vous à partir de votre activité réelle, poser le plan d’action, et mettre en place l’archivage qui tiendra dans le temps. Si vous voulez savoir où vous en êtes, écrivez-moi.

    Sources

  • Facturation électronique : ce qui a changé le 1er septembre, et ce qu’il vous reste à faire

    Facturation électronique : ce qui a changé le 1er septembre, et ce qu’il vous reste à faire

    Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise française doit être en mesure de recevoir une facture électronique. Si vous êtes une TPE, vous avez jusqu’au 1er septembre 2027 pour émettre les vôtres. Ce sont deux obligations distinctes, à deux dates différentes — et les confondre est ce qui provoque le plus d’inquiétude inutile en ce moment.

    Ce qui s’applique depuis le 1er septembre 2026

    Deux choses sont entrées en vigueur ce jour-là. D’une part, les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent désormais émettre l’intégralité de leurs factures au format électronique. D’autre part, et cela concerne tout le monde sans exception de taille, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir ces factures.

    Concrètement, si vous travaillez avec un gros donneur d’ordre, un fournisseur national ou une collectivité, leurs factures arrivent maintenant sous forme électronique. Pas un PDF joint à un mail : un fichier structuré qui passe par une plateforme. Si vous n’êtes pas raccordée, vous ne les recevez pas.

    Ce qui vous attend au 1er septembre 2027

    C’est votre échéance à vous. Les PME, les TPE et les micro-entreprises devront alors émettre leurs factures électroniquement. Un an, ce n’est pas beaucoup pour changer un outil de facturation, former les personnes qui l’utilisent et reprendre ses modèles de documents — mais c’est largement suffisant si vous vous y prenez maintenant plutôt qu’en juillet prochain.

    La plateforme agréée : le point qu’on ne peut pas contourner

    C’est la partie que beaucoup découvrent trop tard. Vous ne pourrez plus envoyer une facture directement à votre client. La transmission passe obligatoirement par une plateforme agréée par l’État, qui joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et transmet en parallèle les données à l’administration fiscale.

    Vous n’avez pas à vous abonner à un service supplémentaire dans la plupart des cas. Cette plateforme peut être :

    • votre logiciel de facturation ou de gestion, s’il est raccordé au dispositif
    • votre expert-comptable, qui propose souvent ce raccordement à ses clients
    • votre banque, plusieurs l’ont intégré à leurs services professionnels
    • un prestataire spécialisé, si vous n’avez aucune des trois options ci-dessus

    Un point technique à ne pas oublier : c’est votre plateforme qui vous inscrit dans l’annuaire national. Sans cette inscription, vos clients et vos fournisseurs ne peuvent pas vous localiser pour vous envoyer quoi que ce soit. Beaucoup d’entreprises croient être raccordées alors qu’elles ne sont pas référencées.

    Ce qui devrait vous rassurer

    L’administration a annoncé une entrée en vigueur pragmatique, et c’est l’information la moins relayée de toute cette réforme. Le 11 juillet 2026, le ministre de l’Action et des Comptes publics a annoncé une approche « tolérante et bienveillante, fondée sur le dialogue, la bonne foi et la proportionnalité », et précisé qu’« il n’y aura pas, au démarrage de cette réforme, de sanctions pour les entreprises de bonne foi qui rencontrent une difficulté ». Trois points valent d’être connus.

    Votre activité ne se bloque pas. Une facture reçue par mail au format PDF après septembre 2026 reste valide dès lors qu’elle correspond à une opération réelle. Vous pouvez la traiter, la payer et déduire la TVA normalement. La régularisation électronique est souhaitable, mais elle n’interrompt pas le paiement.

    Il n’y a pas de sanction automatique. L’administration examine les démarches réellement engagées, la documentation conservée et la rapidité de correction. Ce qui est sanctionné, c’est l’inertie durable, le refus d’entrer dans le dispositif et le maintien volontaire de circuits parallèles sans régularisation.

    Votre bonne foi se prouve par des documents. Conservez le contrat avec votre plateforme, vos échanges avec vos prestataires, les messages d’erreur et les tickets de support, et votre plan de mise en conformité. C’est cet ensemble qui démontre une trajectoire sérieuse.

    À retenir

    Vous n’êtes pas en retard si vous vous y mettez ce mois-ci. Vous le serez si vous attendez l’été 2027 en pensant que la date d’émission est la seule qui vous concerne.

    Les trois choses à faire ce mois-ci

    1. Appelez votre expert-comptable ou l’éditeur de votre logiciel de facturation et posez une seule question : « est-ce que votre solution passe par une plateforme agréée, et suis-je déjà raccordée ? » Notez la réponse par écrit.
    2. Vérifiez que vous êtes bien inscrite dans l’annuaire national. C’est votre plateforme qui le fait, mais c’est vous qui en subissez les conséquences si ce n’est pas fait.
    3. Demandez à un client déjà passé à l’électronique de vous envoyer une facture de test. Un test réussi vaut mieux que trois attestations commerciales.

    Si vous ne savez pas où vous en êtes

    C’est le cas le plus fréquent, et il n’a rien d’embarrassant. Faire le point demande une heure : identifier votre outil actuel, vérifier son raccordement, contrôler votre inscription à l’annuaire, et lister ce qu’il reste à faire d’ici 2027. Si vous préférez que quelqu’un s’en charge, écrivez-moi — le premier échange ne coûte rien.

    Sources